Lavorare da casa, 5 utili consigli per essere più produttivi nel 2021

Milioni di persone in tutto il mondo si trovano a dover imparare ad essere produttivi lavorando da casa in quest’ultimo periodo e, sebbene questa non sia una tendenza del tutto nuova, è certamente accelerata.

Tra il 2005 e il 2017, c’è stato un aumento del 159% del numero di persone che lavorano da casa negli Stati Uniti.

Ma quest’anno è successo qualcosa di importante. Come risultato della pandemia COVID-19 , milioni di professionisti che hanno la fortuna di avere ancora un impiego affidabile, sono stati indotti a lavorare da casa a tempo pieno. A molti non è stata data molta scelta. Un giorno lavoravano in un ufficio e il giorno dopo si sono ritrovati a casa per quello che sembrava essere un periodo di tempo indefinito.

Sebbene non si possa negare la presenza di cambiamenti a cui andrai incontro passando a una routine lavorativa domestica, ci sono degli aiuti validi.

Nel tempo, sviluppando i sistemi e le abitudini giusti, implementando anche una varietà di strumenti intelligenti nella tua routine quotidiana, è possibile essere più efficace, felice e produttivo lavorando da casa.

Perché è difficile rimanere produttivi mentre si lavora da casa?

La risposta a questa domanda dipende naturalmente da una varietà di fattori che differiscono da persona a persona, ma ci sono alcune sfide, tendenze e abitudini comuni da cui possiamo imparare molto.

La mancanza di sistemi, abitudini e strumenti giusti può davvero lasciarti brancolare nel buio e farti venire dubbi sulle tue abilità. Pensala in questo modo: la routine su cui facevi affidamento quando lavoravi in un ufficio non è più quella giusta per guidare la tua giornata. In sostanza, stai iniziando da zero se non hai mai lavorato in modo permanente da casa prima d’ora, il che rappresenta un grande sforzo d’adattamento, degno di un’adeguata attenzione e di un approccio ponderato.

Insieme a cambiamenti reali nella tua routine mentre lavori da casa, devi anche fare i conti con cose come:

• Un partner o un coinquilino che potrebbe anche lavorare da casa
• Bambini in età scolare che richiedono il tuo tempo (e assistenza per i compiti a casa)
• Bambini anche più piccoli, che richiedono più cure
• Distrazioni in casa (come Netflix e un frigorifero ben rifornito)

Innanzitutto, è importante ricordare che quest’anno non sei il solo nel passaggio a un lavoro da casa . Come risultato della pandemia COVID-19, la maggior parte del mondo ha dovuto affrontare le stesse sfide con cui destreggiarsi tra le nostre vite personali, professionali e finanziarie. A seguito di tutto ciò, è giunto il momento di scoprire cinque dei migliori modi per rimanere produttivi quando si lavora da casa.

Iniziamo!

Crea un’area dedicata al lavoro

Una delle maggiori sfide del lavoro da casa è isolarsi dalle distrazioni. E questo è solo uno dei tanti motivi per cui avere uno spazio di lavoro dedicato (idealmente non solo il tavolo della cucina o il divano) è così importante per creare un ambiente produttivo per te stesso.

Come punto di partenza, naturalmente l’opzione migliore è sfruttare un ufficio, se ne hai già uno nella tua casa o appartamento, ma questa cosa non è fattibile per tutti. 

Ecco alcuni esempi dei posti migliori dove dare vita al tuo ufficio in casa:

• Ufficio (l’ovvia prima scelta)
• Soggiorno (si consiglia vivamente di riorganizzarlo per creare un angolo dedicato)
• Camera vuota
• Seminterrato o soffitta

Con una di queste quattro opzioni, l’obiettivo è isolarti dal resto della casa dove le distrazioni possono tentarti più facilmente. Per non parlare del fatto che avrai anche uno spazio dedicato per il tuo lavoro, creando una location che durante la settimana viene utilizzata solo per il “tempo di lavoro”.

Tuttavia, non tutti hanno accesso a un’area di lavoro dedicata, giusto? Ciò è particolarmente vero per coloro che sono stati costretti a lavorare da casa senza alcun preavviso quest’anno. Ma non preoccuparti. Hai anche altre opzioni. Considera l’idea di utilizzare spazi come:

• Un capiente armadio
• Un angolo nella tua camera da letto
• Un tavolo nella tua sala da pranzo o in cucina

Nella mia esperienza di lavoro da casa per molti anni, non è l’ideale condividere uno spazio che viene utilizzato anche per altri scopi, come una cucina o un soggiorno, ma a volte devi lavorare con le sole opzioni a tua disposizione.

Impostazione dell’area di lavoro domestica

Quando si tratta di impostare il proprio spazio di lavoro, indipendentemente dalla posizione, è importante farlo tenendo a mente due cose: aumentare la produttività e ridurre al minimo le distrazioni.

Prendiamo ad esempio qualcuno che ha una camera da letto in più che può allestire come ufficio. Se non ci sono inconvenienti particolari da valutare (e se non abbiamo molti ospiti che vengono spesso da noi rimanendo a dormire), puoi impostare la tua scrivania, il computer e qualsiasi altra cosa di cui tu possa aver bisogno senza invadere altre aree della tua casa o le vite dei componenti della tua famiglia.

Inoltre, dal momento che puoi chiudere la porta della tua camera degli ospiti per creare un po’ di isolamento dal resto della casa, è molto più facile mantenere le distrazioni al minimo. Al contrario, se utilizzi uno spazio condiviso per lavorare da casa, come un tavolo della sala da pranzo o della cucina, dovrai faticare un po’ di più per rimanere concentrato e produttivo riducendo al minimo le distrazioni.

Ecco alcune tattiche che puoi provare per ritagliarti un lavoro di qualità da casa:

• Se possibile, lavora nei momenti della giornata in cui le distrazioni sono al minimo (come quando i tuoi figli dormono)
• Configura il tuo spazio di lavoro per evitare distrazioni (come posizionare la scrivania contro un muro in modo da non poter vedere cosa succede intorno a te)
• Condividi il tuo programma di lavoro con la tua famiglia in modo che sappia quando sei più impegnato, riducendo così la probabilità di intrusioni

Un’ultima cosa da considerare è che le persone che lavorano da casa hanno maggiori probabilità di lavorare troppo, piuttosto che troppo poco. In altre parole, può essere difficile stabilire confini chiari, così tanti veterani del lavoro da casa si trovano a lavorare giorno e notte.

Ecco un estratto significativo dalla ricerca condotta dall’American Psychological Association :

“I telelavoratori che operano da un ufficio a casa non percepiscono chiaramente la separazione fisica e psicologica tra questi due domini, cosa che esiste in un ambiente d’ufficio tradizionale. Da un lato, gli obblighi familiari e sociali possono facilmente insinuarsi nell’orario di lavoro. Ma più spesso, ed è dimostrato dagli studi, gli obblighi professionali dei telelavoratori tendono ad estendersi oltre la tradizionale giornata lavorativa, interrompendo il tempo della famiglia e impedendo ai telelavoratori di disconnettersi veramente“.

Se ti ritrovi a passare troppo tempo nel tuo spazio dedicato al lavoro, fai un passo indietro per liberare la mente e vai a fare una passeggiata o occupati di altre responsabilità che possono distogliere la tua mente dalla modalità lavoro. Non vuoi sprecare il tuo tempo libero e quest’anno abbiamo davvero imparato l’importanza della cura di sé.

Elimina le distrazioni personali

Secondo il recente Rapporto sulla distrazione sul posto di lavoro di Udemy, ben il 54% delle persone ha ammesso che le distrazioni impediscono loro di esprimersi come dovrebbero mentre lavorano.

Mentre si lavora da casa, è onestamente difficile non rientrare in questa categoria. Tuttavia, con uno spazio di lavoro dedicato che puoi chiamare tuo, stai facendo la tua parte nel mantenere un ambiente progettato per mantenere alta la produttività e l’efficienza per tutta la giornata, sia che tu abbia avviato un blog e lavori per te stesso, sia che tu sia impegnato in un lavoro remoto .

Tuttavia, anche se hai uno spazio di lavoro dedicato e un programma rigoroso, non c’è alcuna garanzia che rimarrai sulla retta via. In effetti, se non hai la disciplina (e sistemi in atto) per evitare le distrazioni, ti bloccherai continuamente.

La cosa migliore che puoi fare è adottare lo stesso approccio al tuo lavoro come faresti in un ufficio tradizionale. Ciò non significa che non cadrai mai preda di distrazioni, ma mettersi nel giusto stato d’animo e impostare l’ambiente per rafforzare la produttività sono già metà del lavoro.

Alcune delle distrazioni personali più comuni quando si lavora da casa includono:

• Smartphone (come la famiglia e gli amici che ti scrivono o ti chiamano)
• Televisione e internet
• Il tuo coniuge, compagno di stanza o figli
• Visite di persone che conosci (come amici e vicini)

Mentre prendi confidenza con il lavoro da casa, non perdere di vista i vantaggi che derivano da questa tipologia di lavoro flessibile. Se i tuoi figli hanno bisogno di aiuto con i compiti, trova il tempo della tua giornata per aiutarli. Se i tuoi genitori anziani hanno bisogno che tu gli porti la spesa un paio di volte a settimana, prenditi il tempo per cercare di adattare questo impegno al tuo programma di lavoro.

Va più che bene, anzi è incoraggiato dalla maggior parte dei datori di lavoro, trovare un mezzo felice tra le responsabilità personali e quelle lavorative, a condizione che tu e il tuo team siate soddisfatti del vostro livello di produzione.

Affidati alla tecnologia e agli strumenti

A seconda della tua età, potresti ricordare i giorni in cui email, Internet e messaggi di testo non rappresentavano praticamente tutto per noi. In passato, la tecnologia significava qualcosa di completamente diverso, come condividere documenti via fax e trascinarsi dietro un telefono cellulare che avrebbe reso geloso Zack Morris .

Fortunatamente, quei giorni sono passati, poiché ora abbiamo accesso a una tecnologia incredibilmente utile che aiuta a migliorare la produttività e la comunicazione quando si lavora da remoto.

Per i principianti, ecco cinque strumenti per migliorare la produttività che dovresti utilizzare per comunicare meglio con colleghi, clienti (o potenziali tali) del nostro nuovo lavoro da casa:

• Zoom : con Zoom, videoconferenze, conferenze web e webinar non sono mai stati così facili. Non solo è semplice da configurare, ma include tutte le funzionalità necessarie per conversazioni chiare e produttive con chiunque, indipendentemente dalla posizione.
• Loom : come software di registrazione video e dello schermo, puoi creare rapidamente video per garantire una comunicazione più efficiente. Per non parlare del fatto che impressionerà anche le persone a te vicine.
• Slack : Con Slack, non devi mai preoccuparti di rimanere in contatto con la tua squadra. Puoi inviare messaggi, condividere file, effettuare chiamate vocali e altro ancora direttamente dal tuo computer.
• Google Drive : potresti non considerarlo uno strumento di comunicazione convenzionale, ma è essenziale per molti professionisti che lavorano a casa. Con Drive, puoi accedere a Documenti, Fogli e Presentazioni Google collaborativi. Puoi anche chattare con coloro che hanno accesso ai tuoi file.
• Troop Messenger : questa è più di un’applicazione di messaggistica istantanea. Puoi anche effettuare videochiamate, condividere lo schermo e avviare una chat di gruppo (e molto altro ancora), il tutto in un ambiente altamente sicuro progettato per funzionare particolarmente bene per le aziende che hanno maggiore necessità di sicurezza o riservatezza dei clienti.

Ora che sai come comunicare, diamo un’occhiata ad alcuni degli strumenti che puoi utilizzare per gestire i tuoi progetti in modo più efficace da casa:

• Trello : Trello è uno strumento di gestione dei progetti flessibile e facile da usare che ti consente di tenere traccia di tutto, fino all’ultimo dettaglio.
• Asana : Asana è stato creato per risolvere il problema della gestione del lavoro, delle attività e dei progetti per i team distribuiti.
• Basecamp : Da sempre il preferito del lavoro dai professionisti domestici, Basecamp “mette tutto il necessario per portare a termine il lavoro in un unico posto”.
• Monday : quando il tuo flusso di lavoro ha bisogno di aiuto, Monday può venire in tuo soccorso. Puoi modellare il tuo flusso di lavoro per soddisfare le esigenze tue e del tuo team, il tutto sfruttando uno degli strumenti organizzativi più visivamente accattivanti.

Indipendentemente dalla sfida che stai affrontando come nuovo lavoro da professionista domestico, è probabile che ci sia qualche tipo di tecnologia o strumento in grado di alleviare il tuo dolore. Dedica un po’ di tempo a cercare su Google strumenti che soddisfino ciò di cui hai bisogno o unisciti ad alcune comunità di lavoro remoto su Facebook chiedendo consiglio a chi è nel settore da più tempo di te.

Sebbene esistano centinaia di strumenti online progettati per la comunicazione remota, non c’è davvero alcun sostituto per la comunicazione faccia a faccia. Quindi, anche se lavori da casa ora, ti consiglio di fare del tuo meglio per incontrarti all’aperto con colleghi o clienti di persona (mantenendo le distanze e ogni altra precauzione possibile oltre che comportandosi come da DPCM, ovviamente).

Fai pause regolari

È facile cadere nella trappola di credere che più ore lavori in un dato giorno o settimana, più tu sia produttivo. Questa ipotesi generale ha senso solo in parte, se scavi più a fondo potresti renderti conto che in realtà stai remando contro la tua stessa produttività e salute.

Le pause regolari durante la giornata non sono una perdita di tempo. In effetti, se ben integrato nel tuo programma, allontanarsi un attimo dal computer (o uscire proprio di casa) è un ottimo modo per mantenere alta la produttività del lavoro da casa all’interno del grande schema delle cose.

Oltre all’aumento dei livelli di produttività, ecco alcuni ulteriori vantaggi derivanti dalle pause regolari dal lavoro:

• Miglioramento del benessere mentale: lo stress è una seria preoccupazione per tutti i lavoratori, specialmente per coloro che non si prendono abbastanza tempo lontano dal proprio lavoro. Anche una breve pausa, come 30 minuti per il pranzo o per fare una breve passeggiata al sole, può ricaricare la tua mente, migliorare il tuo benessere mentale e aiutarti a esprimerti a un livello superiore quando torni davanti alla tua scrivania
• È più facile praticare abitudini sane durante la giornata lavorativa: non fa bene stare rinchiusi in ufficio per ore e ore, senza fare altro che fissare lo schermo del computer. Con pause regolari, hai più tempo per abitudini sane, come seguire una dieta equilibrata, fare esercizio, prendere una boccata d’aria fresca, entrare in contatto con gli amici (anche se virtualmente) e liberare la mente.
• Pensiero creativo: non c’è niente di sbagliato nel lavorare a lungo e duramente quando sei in “modalità lavoro”, ma questo può influire sulla tua capacità di pensare in modo creativo a lungo termine. Quando sei nel pieno di un progetto e devi rimanere continuamente concentrato per un lungo periodo, non c’è modo di far trasparire la tua creatività. Tuttavia, con pause regolari, ti dai il tempo per sviluppare nuove idee.

Ecco un’affascinante intuizione da applicare (per gentile concessione di Lifehack ):

Sapevi che anche una micro-interruzione di 30 secondi può aumentare la tua produttività fino al 13%? O che una pausa di 15 secondi dallo schermo del computer ogni dieci minuti può ridurre la fatica del 50%?

In altre parole, non è necessario allontanarsi dalla scrivania per ore e ore. Anche se hai solo 15 secondi, che non dovrebbero essere troppo difficili da ritagliare, puoi fare una pausa che migliorerà notevolmente la tua produttività, salute e prontezza mentale.

Anche se comprendi i vantaggi di fare pause regolari, può essere una sfida lavorarle nella tua giornata. Ciò è particolarmente vero quando la tua lista di cose da fare è travolgente. La chiave per far funzionare questo lavoro è impostare un programma di lavoro (e di pausa) sul calendario, quindi attenersi ad esso.

Uno degli approcci più popolari è la Tecnica del pomodoro. In breve, questa è una tecnica che ti consente di “lavorare a piccole raffiche”. Ecco come funziona:

• Imposta un timer sul tuo computer o smartphone per 25 minuti
• Dopo 25 minuti, fai una pausa di cinque minuti (fai uno spuntino sano, allunga le gambe, riposa gli occhi)
• Completa quattro sessioni di Pomodoro per un totale di 100 minuti di lavoro e 15 minuti di riposo
• Dopo la quarta sessione, prenditi una pausa più lunga da 30 a 45 minuti per ricaricarti completamente

Potrebbe essere un cambiamento drastico rispetto a quello a cui sei abituato, ma la Tecnica del Pomodoro ti permette di programmare delle pause con l’idea di ricaricare mente e corpo.

Segui un programma

Non importa se lo chiami programma, routine o qualcos’altro, ma è assolutamente fondamentale avere un programma che stai seguendo per essere produttivo mentre lavori da casa.

In un mondo perfetto, saresti in grado di mantenere un programma simile, giorno dopo giorno, che ti consente di stabilire un ritmo. Ma quando si lavora da casa, questo è spesso molto più facile a dirsi che a farsi (grazie alle molte più distrazioni che derivano dal lavoro all’interno delle mura domestiche).

Quando si tratta di organizzare il tuo programma per la massima produttività durante l’orario di lavoro, inizia a pensare al di là del tempo che passi al computer. Dovresti considerare la tua routine dal momento in cui ti svegli al mattino fino al momento in cui poggi la tua testa sul cuscino.

Secondo la Northwestern Medicine , le persone senza una routine spesso soffrono di quanto segue:

• Cattivo sonno: senza una routine quotidiana, ti ritroverai a svegliarti e ad andare a dormire in momenti diversi ogni giorno. Va bene farlo ogni tanto, ma una buona abitudine al riposo può trasformare la tua vita. Dai un’occhiata a questo articolo per avere un’idea migliore di quanto sonno hai veramente bisogno.
• Stress: senza una routine, non puoi prepararti adeguatamente ad affrontare la tua giornata. E quando non ti prepari, non sai mai cosa succederà dopo. Con una routine, non ti dovrai preoccupare costantemente del tuo programma e di come farai tutto.
• Cattive abitudini di salute: dal mangiare male al trascurare un regolare esercizio fisico, vivere una vita senza una routine può portare a cattive abitudini di salute. Più andrai su questa strada, maggiore sarà l’impatto che avrà sulla tua vita.

Mentre lavori allo sviluppo di un programma vincente, tieni a mente i seguenti fattori:

• Il tuo carico di lavoro tipico in un dato giorno
• L’ora del giorno in cui sei personalmente il più produttivo
• La routine media del coniuge e dei figli (se presenti)

Ad esempio, potresti essere il tipo di persona a cui piace alzarsi presto e mettersi al lavoro. Questo è il momento in cui sei più produttivo. In questo caso, ti consigliamo di mettere tutto il lavoro possibile nelle ore mattutine della tua giornata, in modo che i tuoi pomeriggi possano essere dedicati a compiti meno intensi dal punto di vista cognitivo (o più tempo orientato alla cura di sé).

Al contrario, se lavori meglio la sera, puoi tralasciare la parte più tosta del tuo lavoro fino a dopo cena e mettere a letto i bambini.

Ecco un esempio di una routine mattutina che potrebbe funzionare bene per i lavoratori mattinieri:

• 6:00: sveglia, fai una passeggiata o un allenamento e poi fai una doccia
• 7:30: consuma una colazione equilibrata
• 8:00: Inizia il lavoro (seguendo la Tecnica del Pomodoro o un’altra routine che funzioni per te)
• 12:00: pausa pranzo e passeggiata all’aperto

Ovviamente, gli intervalli di tempo dovrebbero cambiare per adattarsi al tuo programma e agli impegni di tempo unici che hai, ma questo dovrebbe fornire una comprensione di base di come affrontare un inizio produttivo delle tue ore mattutine mentre lavori da casa. Guarda questo video di Marie Forleo per alcuni dei suoi consigli su come creare un nuovo lavoro da casa per te stesso se stai cercando più ispirazione.

Conclusioni: come essere produttivi lavorando da casa nel 2021

Anche le persone che hanno molta esperienza lavorando da casa spesso faticano trovare il modo per essere più produttivi (ed esserlo per lunghi periodi di tempo), me compreso.

Capisci subito che l’obiettivo non dovrebbe essere quello di raggiungere la perfezione ed essere veramente ultra-produttivo ad ogni ora ed ogni giorno. Non è un obiettivo ragionevole (né umano) per cui lavorare, quindi assicurati di ridimensionare un po’ le tue aspettative, soprattutto dato il peso di tutto ciò che accade nel mondo (e anche nel tuo personale mondo).

Fortunatamente, quando segui queste best practice, ti armerai degli strumenti e dei sistemi fondamentali di cui hai bisogno per rimanere produttivo ed efficiente mentre lavori da casa.

E per fortuna ora che i vaccini iniziano a diffondersi, arriverà un momento nel prossimo futuro in cui la pandemia COVID-19 sarà definitivamente alle nostre spalle. Quando ciò accadrà, molte persone torneranno ai loro uffici, per non lavorare mai più da casa.

Altri, tuttavia, scopriranno che la loro azienda è finalmente pronta a permettere di godere dei vantaggi del lavoro da remoto per tutti coloro che volessero approfittarne. E se rientri in quel gruppo, potresti essere in grado di fare affidamento su questo articolo che mira a migliorare i livelli di produttività di tutti, per molti anni a venire.