Airtable è un database, un tool che permette la collaborazione online tra membri di uno stesso gruppo (aziendale e non). Prima che lo etichettiate come noioso a causa della parola database, sappiate che Airtable è semplice da usare e incredibilmente versatile. È diverso da altri sistemi di gestione più obsoleti, infatti è un’applicazione che chiunque potrebbe imparare a utilizzare, con un linguaggio semplice, schemi di colori accattivanti e icone pratiche. Lo strumento perfetto per gestire il tuo business e fare marketing.
Cos’è Airtable? Cosa si può fare con questo tool online?
Airtable è un tool online dove un gruppo di collaboratori può salvare, condividere e elaborare in modo rapido e semplice le informazioni. Le “informazioni” in questione potrebbero essere idee, inventari, compiti, o qualcos’altro. Tutto questo può sembrare poco chiaro, tuttavia è difficile descrivere l’applicazione senza dare esempi o fare paragoni, quindi facciamoli.
Probabilmente sapete già che è possibile inserire informazioni in un foglio di calcolo online, come Google Sheets, e invitare le persone a visualizzarlo o modificarlo. Quel foglio potrebbe contenere informazioni estremamente semplici, come una lista di indirizzi e nomi. O potrebbe essere qualcosa di più elaborato, come un report di gestione finanziaria collegato ad altri documenti.
Airtable condivide diverse caratteristiche con i fogli di calcolo online collettivi, tranne che per due distinzioni importanti: primo, Airtable ti permette di gestire database invece di fogli e diciamo solo che i database sono più elaborati. Secondo, Airtable è più intuitivo, quindi non dovrai seguire un corso professionale per utilizzarlo al meglio.
Nel suo nucleo, Airtable è un tool online per raccogliere e modificare i task o informazioni tra un gruppo di persone. Voi create i record per il database includendo i campi più utili per il vostro business come, ad esempio, titolo del contenuto da creare, nome dell’aurore, indirizzo web, allegati, data di pubblicazione e così via. Potreste invitare collaboratori e dipendenti nel database, assegnandogli task precise e ricche di informazioni. Potete creare checklist con spunte da inserire una volta completata l’attività.
Airtable viene fornito con un’utile scelta di modelli di design che possono fornirvi più idee su come potete utilizzarlo. Tra i modelli preimpostati troverai: Social network Calendar, Wedding Event Planning, Nonprofit Grant Tracker, Worker Onboarding, Bug Tracker, Item Launch, e molti altri.
Quanto costa Airtable?
Airtable ha 4 tipi di piani: Free, Pro, Plus e Business. Inoltre, sono disponibili offerte speciali per enti di formazione e ONG.
Con un piano Free, si ottengono database infiniti e senza limitazioni sul numero di persone che si invitano come partner. C’è però una soglia di 1.200 record per database, il cui spazio di archiviazione è di 2 GB, abbastanza generoso se non si gestiscono file accessori significativi. Sarete anche limitati a 2 settimane di storico delle foto, nonché 100 esecuzioni di automazioni al mese. Queste ultime sono azioni “dipendenti” come la creazione di voci di calendario l’invio di notifiche o l’invio di notifiche, che si attivano in seguito a una condizione precedentemente impostata.
Non male per un piano gratuito, no?
Come funziona Airtable: impara a usare il tool per collaborare online
Airtable è compatibile con Windows, Android, MacOS, iPhone. Il tool funziona anche sul web direttamente online. Potrai iscriverti gratuitamente e creare un account utilizzando il tuo indirizzo e-mail.
Dopo aver attivato il profilo, potrai iniziare a creare “Spazi” di lavoro e costruire database. Gli Spazi sono dove metterai i database, così, per esempio, puoi creare un’Area per i vari team della tua organizzazione o un’Area per i Progetti di lavoro e un’Area per i Progetti personali.
Per realizzare un database, puoi usare un modello, costruirlo in autonomia iniziando da zero oppure importare informazioni da altre fonti. Per quest’ultima scelta potrai avvalerti di un file CSV, ma in caso di piccoli database puoi anche copiare e incollare le tue informazioni da una apposita funzionalità offerta dal tool stesso.
Ora puoi dedicarti alla customizzazione del tuo database. Grazie all’interfaccia utente molto intuitiva e all’utilizzo di semplici icone, non avrai nessuna difficoltà.
La capacità di produrre e salvare viste personalizzate in Airtable è un’altra caratteristica essenziale, che supporta ulteriormente la collaborazione. Troverai strumenti per ordinare e filtrare coerentemente i contenuti in base alle tue necessità.
Navigare in Airtable è semplice grazie a termini semplici e all’uso dell’iconografia, quindi potrete velocemente iniziare a personalizzare le viste dei diversi database. Anche se non avete una vasta conoscenza di come utilizzare un’applicazione software per fogli di calcolo, Airtable è molto più accessibile. Piuttosto che comporre soluzioni utilizzando la terminologia di Excel, in Airtable ci si sente più come se si stesse dicendo all’applicazione: “Mostrami questo, ma non quello”.
Airtable non utilizza le viste dei grafici di Gantt per impostazione predefinita, anche se è possibile ottenerle installando un’applicazione Gantt dal Marketplace di Airtable Apps. Se aveste bisogno delle viste dei grafici di Gantt, potreste trovarvi meglio con un’applicazione di gestione delle attività.
Record del database di Airtable
I record in Airtable si allargano in piena vista per rivelare tutte le loro informazioni senza che la pagina debba essere ricaricata o sia necessario aprire una nuova finestra. Non appena hai effettivamente allargato un record, puoi includervi più dettagli, modificarlo, ecc. Non è possibile vedere rapidamente tutti questi dettagli dalla vista a griglia.
Per esempio, in un database di stock di dispositivi agricoli che possedete, la vista griglia vi permette di esaminare rapidamente una lista di tutto ciò che avete in magazzino e altri valori essenziali che volete vedere a colpo d’occhio. Espandi qualsiasi record, tuttavia, e potrai vedere tutte le informazioni su quell’attrezzo, come una ricevuta presentata da quando l’hai comprato, un link alle informazioni del produttore o alla garanzia, una nota di quando hai fatto l’ultima manutenzione, ecc.
Per inserire gli allegati, file immagini o altro che siano, puoi fare drag and drop sul record. La vista estesa ha anche una sezione per i commenti, dove potrai utilizzare la chiocciola prima dei nomi dei collaboratori per richiamare la loro attenzione. Un po’ come fossero tag sui social.
È possibile stabilire un collegamento tra record nello stesso database, non potrai eseguire la medesima operazione tra record privati o inseriti in un differente database. Per ovviare a questo problema però puoi scaricare Airtable Sync dal marketplace.
Strumenti di collaborazione online di Airtable
La collaborazione è il cuore di Airtable, ma è importante anche selezionare i collaboratori che possono apportare modifiche al database. Quando dai il benvenuto ad altri, tu, nella funzione Proprietario, puoi assegnare loro 4 livelli di consenso.
- Il primo consenso è Owner/Creator ciò il tuo medesimo. Chiunque nel ruolo Owner/Creator ha pieno accesso al database, inclusa la capacità di cambiare i livelli di approvazione degli altri individui e cancellare tutto.
- Il secondo è Editor. Le persone con il livello Editor possono includere, cancellare e modificare, commentare i record, aggiungere, cancellare e personalizzare le viste.
- Il terzo è Commenter, ovvero un collaboratore che può accedere e visionare l’intero database, ma che può solo commentare le diverse voci al suo interno. Non può fare altre modifiche.
- L’ultimo è l’accesso in sola lettura. Esattamente come per i documenti sugli altri software, chiunque possieda questo grado di approvazione potrà vedere il database e le voci all’interno, ma non potrà fare nessuna modifica e nemmeno scrivere commenti.
Automazioni e App Marketplace
Due delle nuove funzioni di Airtable sono le Automazioni e il Marketplace delle applicazioni. Le automazioni ti permettono di comporre facili condizioni “se questo, allora quello” che fanno scattare automaticamente delle azioni. “Se qualcuno produce un nuovo record in questo database, allora invia un messaggio a Collaboratore 1 tramite canale Slack”.
Un’altra novità è il Marketplace Apps. Le app sono componenti plug-in e funzionalità aggiuntive che puoi aggiungere al tuo account Airtable, come i grafici di Gantt indicati in precedenza. Altri esempi includono una tabella pivot, un widget per il monitoraggio del tempo e un’app per l’anteprima degli URL. Alcune applicazioni sono piuttosto ambiziose, come Page Designer che ti assiste nel prendere i campi da un record e includerli su una pagina dove creare un prodotto completo e dal design accattivante.
Airtable per le collezioni personali
Quando si tratta di gestire collezioni individuali, come tenere traccia di tutti i dischi in vinile che possedete, come li classificate, in che anno sono stati registrati, ecc, potete sicuramente utilizzare Airtable. Per questo tipo di utilizzo, un account totalmente gratuito è in genere sufficiente. Ma questo non significa che sia per forza la soluzione migliore.
Parlando con gli hobbisti del loro sistema di inventario, un collezionista di dischi in vinile ha detto che utilizza Discogs perché è specifico per la musica. Un’altra persona che raccoglie vino rosso ha dichiarato di utilizzare un’applicazione chiamata The Wine Cellar. Un altro individuo che ha un magazzino pieno di birra rara ha detto che attualmente non ha un’app per la birra, ma usa The Wine Cellar perché è abbastanza eccellente per le sue funzioni.
I collezionisti di solito usano un’app per la gestione del database specifica per ciò che raccolgono.
Il punto è che puoi gestire qualsiasi tipo di collezione individuale in Airtable, ma potresti non volerlo fare. Lo svantaggio è quanto tempo richiede per aggiungere a mano nuovi oggetti rispetto a un’applicazione pensata appositamente per quel settore. Il vantaggio è che puoi progettare il database esattamente come lo desideri. Quindi, se scegli la convenienza di tempo, è meglio trovare un’applicazione che supporti la tua collezione. Se ti piace avere un grande controllo, Airtable è uno strumento formidabile.
Integrazioni con altri tool e app online
Airtable può connettersi con una grande quantità di servizi online, come Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, GitHub, Trello, e persino Instagram (per pubblicare immagini).
Se c’è un servizio di cui hai bisogno che non è supportato, puoi tentare di collegarlo attraverso Zapier o IFTTT, software di terze parti che collegano altre app per te.
In conclusione: database resi semplici
Airtable potrebbe essere lo strumento di gestione di database meno impegnativo che userete mai. Airtable vanta una vasta gamma di tutorial e modelli, ti invita sempre ad esplorare metodi nuovi per usare il sistema. La collaborazione è ben supportata e le tariffe sono ragionevoli. Anche se non può essere lo strumento ideale per ogni singolo set di dati, quando si adatta al settore, è un’applicazione fantastica. Per questo, è vincitore del PCMag Editors’ Choice.
